Rabu, 26 Oktober 2011

Kelas x Smt 1,Kompetensi Dasar : Menulis surat dengan memperhatikan jenis surat

A. Pengertian Surat
            Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
            Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
B. Format Surat
            Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan.

            Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
(1)  bentuk lurus penuh (full block style)
(2)  bentuk lurus (block style)
(3)  bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4)  bentuk lekuk (indented style)
(5)  bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
            Bentuk setengah lurus atau  semiblock  style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih esien dan lebih menarik.Berikut ini contoh-contoh format surat yang dimaksud di atas.
 Gambar 1.  Format Lurus Penuh   (Full block style)

KOP SURAT
Tanggal              :
Nomor Surat       :
Lampiran           :
Hal                     :
Yth…………………………
……………………………..
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………
Inisial
Gambar 1.  Format Lurus Penuh   (Full block style)

KOP SURAT
Nomor Surat :                                                                                      Tanggal
Lampiran :
Hal   :
Yth…………………………
……………………………..
……………………………..
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………
Inisial
Gambar 2. Format Lurus (Block style)

KOP SURAT

Nomor Surat :                                                                                      Tanggal
Lampiran      :
Hal               :
Yth…………………………
……………………………..
……………………………..
Salam Pembuka,
            …………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
            …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
            …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………
Inisial

Gambar 3 Format Setengah Lurus versi a (Indonesia lama)

KOP SURAT

Nomor Surat  :                                                                                      Tanggal 
Lampiran       :
Hal                :
Yth…………………………
……………………………..
……………………………..
Salam Pembuka,
            …………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
            …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan

Tembusan
…………………
Inisial

Gambar 4. Format Setengah Lurus versi b (Indonesia baru)

KOP SURAT

Nomor Surat    :  …………………                                             Tanggal  
            Lampiran          :  …………………..
                        Hal                   :  ……………………..
                                                                                    Yth…………………………
                                                                                                ……………………………..
                                                                                                            ……………………………..

Salam Pembuka,
            …………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
            …………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………
            ………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
                                                                                                Salam Penutup,
                                                                                                                 Tanda Tangan
                                                                                                                        Nama Penanda Tangan
                                                                                                                                    Nama Jabatan
Tembusan
            …………………
               ……………………
Inisial
Gambar 5.  Format Lekuk (Indented Style)

KOP SURAT

Nomor Surat                                                                                        Tanggal
Lampiran
Yth…………………………                                                   Hal :
……………………………..
……………………………..
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………
Inisial
Gambar 6.   Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)
C.  Jenis-Jenis Surat
     Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.
1.  Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.
Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1)  Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2)  Tidak menggunakan nomor surat
(3)  Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4)  Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
(5)  Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
(1)  Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
(2)  Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
      (3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4)  Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5)  Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
(6)  Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3.  Surat Dinas
Surat dinas ialah surat  yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
(1)  Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
(2)  Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
         (3)  Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
(4)  Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5)  Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6)  Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat
            Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti.  Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
            Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.
D. Surat Lamaran Pekerjaan
            Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1.  Tempat dan tanggal penulisan surat
2.  Perihal
3.  Alamat surat
4.  Salam pembuka
5.  Pembuka surat
6.  Tujuan surat lamaran pekerjaan
7.  Identitas pelamar
8.  Penutup surat
9. Tanda tangan dan nama jelas pelamar
            Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu berikut ini.
1.  Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
2.  Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.
3.  Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
4.  Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
            Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.
(1)  Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
(2)  Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
(3)  Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
              Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri.
E. Surat Undangan
            Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan.
            Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1.  Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1)  nama badan usaha,
(2)  alamat badan usaha,
(3)  nomor telepon,
(4)  nomor kotak pos,
(5)  identitas lainnya,
(6)  tanggal surat,
(7)  nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
  (1)  salam pembuka,
  (2)  alasan,
  (3)  hari dan tanggal,
  (4)  waktu,
  (5)  tempat,
  (6)  acara.
c. Penutup/Kaki Surat
  (1) nama badan usaha,
  (2) jabatan,
  (3) nama jelas,
  (4) nomor induk pegawai,
  (5) tembusan.
F. Surat Edaran
            Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1.   Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi
            Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
2.  di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.

Macam surat edaran:
1.  Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.
      Misalnya:
  (1)  edaran tentang perayaan hari besar nasional
  (2)  edaran tentang sensus penduduk
  (3)  edaran tentang Pemilu
2.  Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan  peraturan di lingkungan instansi tersebut.
      Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:
(1)  petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
3.  Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
2.  Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah
Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.
a. Kepala surat
(1)  Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah.
(2)  Sebelah kiri atas :   Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
(3)  Sebelah kanan atas :   Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b.  Isi surat edaran/batang tubuh
  Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
 (1)  pendahuluan
 (2) inti
 (3) penutup

c.  Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
  (1)   nama jabatan
  (2)   tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
  (3)   nama pejabat dan NIP/NRP
  (4)   cap dinas
  (5)   tembusan (bila dianggap perlu)
G.  Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penulisan Surat Dinas dan Resmi
            Surat dinas dan surat resmi memiliki unsur-unsur yang sama, yaitu: kepala surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan inisial.
            Selain penggunaan bahasa yang bersifat formal, dalam penulisan unsur-unsurnya surat juga harus mematuhi kaidah penulisan bahasa yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat:


1. Penulisan Kepala Surat
             Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau Jln. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah (Telepon 4536754, bukan Telpon 4.536.754).
2.  Penulisan tanggal surat
              Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung.
Perhatikan penulisan tanggal surat dinas yang benar.
Kepala Surat
28 Oktober 2007
3.   Penulisan Alamat Surat
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.
a.  Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
b. Alamat surat tidak diawali  kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).
c.   Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).
d.  Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
e.  Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara  tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

      Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar :
    Yth. Bapak Syakuro, B.A.
    Yth. Bapak Darwino
    Yth. Ir. Mariani
    Yth. Kepala Desa Tajur
    Yth. Kapten Sumijo
f.  Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju.
     Perhatikan contoh penulisan alamat di bawah ini:
Yth. Kepala Biro Umum
Departemen .....
Jalan Menteng Raya No. 5
Jakarta Pusat 12254
            Adakalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis surat tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan, apakah kepada direktur, kepada sekretarisnya, ataukah kepada kepala bagian personalianya.
            Kalau demikian permasalahannya, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan sehingga alamat itu, misalnya, ditulis sebagai berikut :

Yth. Pimpinan Pabrik Minyak Lam Kiau
Jalan Tabing No. 10
Padang
            Jika kita berkirim surat kepada seseorang berdasarkan iklan surat kabar, seperti iklan dalam  Kompas atau dalam  Suara Pembaharuan, hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklan tersebut, dan bukan kepada iklannya. Oleh karena itu, alamat yang benar menurut kaidah bahasa adalah alamat yang ditujukan kepada pemasangnya, seperti contoh berikut :
Yth. Pemasang Iklan
pada harian Kompas
Kotak Pos 2619 Jakarta 10001
di Bawah No. 658

            Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u.p. (untuk perhatian). Bentuk singkatan u.p. (u kecil diberi titik dan p kecil diberi titik) digunakan di depan nama bagian dari suatu instansi apabila masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan kebijaksanaan langsung pemimpin/kepala instansi yang bersangkutan. Misalnya :
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
u.p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
4.  Penulisan salam pembuka
             Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.
            Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah.
  Dengan hormat, (D kapital, h kecil)
  Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)
  Saudara .....,
  Saudara ..... yang terhormat,
  Bapak ..... yang terhormat,
  Dr. Ir. Aceng Suherlan yang terhormat,
  Prof. Adad Iskandar yang terhormat,
5.  Penulisan Salam Penutup
            Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup, dibubuhkan tanda koma. Misalnya :
         Benar                           Salah
  Salam takzim,                Salam Takzim,
  Salam kami,      Salam Kami,
  Hormat kami,   Hormat Kami,
 Wasalam,                       Wassalam,
6.  Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
             Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata  ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.
Perhatikan contoh di bawah ini:
 M. Tauk Arif
 NIP. 130519977
 Kepala
 Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan di bawah ini:

 Tanda tangan
 Drs. Sungaji
 Kepala
 Tanda tangan
 M.Arsalan, S.E.
 Direktur

 Tanda tangan
  Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.
 NIP. 130427722
 Rektor
7.  Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.
            Bentuk a.n.  (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.  
Perhatikan bentuk penulisan bentuk singkatan a.n. di bawah ini.
      ..............................
    a.n.  Direktur Utama
      PT Sumber Waras
      Tanda tangan
      Mardoni
      Direktur Pemasaran
        ................................
      a.n.  Kepala Pusat Pendidikan
        dan Pelatihan BNI 1946
        Tanda Tangan
        Nama jelas
        Sekretaris Pusdiklat
            Bentuk singkatan  u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah pimpinannya.
Perhatikan bentuk penulisan singkatan u.b. di bawah ini :
       ...............................
       Kepala Kantor Wilayah
       Departemen Tenaga Kerja
       Propinsi....
                      u.b.
       Tanda Tangan
       Nama Jelas
       Kepala Bagian Personalia
       ......................................
     a.n. Gubernur Kepala daerah Tk.I
       Provinsi......
       Pembantu Gubernur Wilayah I
         u.b.
       Tanda Tangan
       Nama Jelas
       Bupati.....

8. Tembusan
            Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini  tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.
Perhatikan penulisan tembusan di bawah ini:
Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
2. Kepala Bagian Tata Usaha
3. Sdr. Sukijan         
9. Inisial
              Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri. Misalnya: SR/Ggn
SR   : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati
Ggn   : Singkatan nama pengetik: Gugun 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar